چالش برنامه ریزی هفتگی | چطور لیست کار هفتگی واقعی بنویسم
لیست کارهای هفتگی از اونجا برای من خیلی مهم جلوه کرده که یک سال ما نهایتا ۵۲ تا هفته داره. اگر قرار باشه برنامه ریزی هفتگی ام همیشه با کلی تسک های تیک نخورده رها بشه مسلما سال خوشکلی رو برای خودم رقم نمی زنم. شاید به ظاهر تو داری برای یک هفته برنامه ریزی می کنی، ولی در اصل داری بقیه هفته هات رو طرح ریزی می کنی. پس اگر خوب برنامه ها رو بچینی، آخر هفته شادی داری در غیر اینصورت این حس شکست در هفته بعدی هم خودش رو نشون میده.
مشکل من در موفق نشدن در انجام کارهام که چه بسا سال ها منو عقب انداخت، یک بخشش به برنامه ریزی هفتگی ام مربوط می شد. وقتی این چالش رو تا حدودی حل کردم، تصمیم گرفتم به بقیه هم در موردش توضیح بدم و تو هم یکی از اون ها هستی. این مطلب رو تا انتها بخون که بهترین نسخه برای نوشتن لیست کارهای هفتگی یا برنامه ریزی هفتگی برای یه ایرانی پر مشغله و حساس هست.
چک لیست کارهای هفتگی چیه و چطور درستش کنم
خیلی ساده است! لیست کارهای هفتگی یعنی تموم کارهایی که توی یک هفته باید دقیق اجرا بشن و به بهترین نحو ممکن هم انجام بشن.
وقتی چنین لیستی درست نوشته بشه و اولویت ها در اون لحاظ بشه، مطمئنا پله های پیشرفت رو یکی یکی طی می کنی.
ولی خب مهم اینه بدونیم که هر چیزی هم خوبی های خودش رو داره و هم بدی هایی!
لیست کارهای روزانه، می تونه موجب استرس بشه و حتی چالش های خود قضاوتی رو بالا ببره. اینجاست که لیست کارهای هفتگی میاد وسط.
برنامه ریزی هفتگی در واقع یک گام کوچک از یک پلن بزرگتر و هدف بزرگ توی زندگی به شمار میاد.
به همین دلیل هست که وقتی یک هفته رو (خوب یا بد) گذروندیم از خودمون این سوال ها رو می پرسیم:
-
تا چه حد به اهداف هفته گذشته ام دست پیدا کردم؟
-
الان نسبت به اهداف بلندمدتم در چه جایگاهی قرار دارم؟
-
این هفته چه کارهایی می توانم انجام دهم که مرا به این اهداف نزدیک تر کند؟
دلایل مختلفی داره که افراد کارآزموده ترجیح میدهند بجای کارهای روزانه، لیست کارهای هفتگی داشته باشند.
لیست کارهای هفتگی باید شامل چند برنامه باشه
لیست برنامه ریزی هفتگی موفق معمولا بین ۱۵ تا ۳۰ تا کار رو در خودش می گنجونه.
یعنی توی یک روز تو نهایتا بین ۳ تا۶ تا کار رو می تونی انجام بدی. این یعنی کمی چالش داری ولی اصلا رویاپردازانه برنامه ریزی نمی کنی.
با این حال، تعداد دقیق کارهایی که توی یک هفته می تونی لیست کنی و برنامه ریزی کنی به عوامل زیر بستگی داره«
-
مقیاس و حجم کارها: کارهای بزرگتر، مثل پروژههای پژوهشی یا نوشتن یک مقاله ۵۰۰۰ کلمهای، زمانبر هستند؛ بنابراین بهتر است تعداد کمتری از این نوع کارها را در هفته برنامهریزی کنی.
-
میزان زمانی که در اختیار داری: تعداد ساعاتی که میتوانی به کارت اختصاص دهی، تعیین میکنه روزانه چند وظیفه رو می تونی کامل اجرا کنی.
زمانی که شروع کردم به برنامه ریزی هفتگی و نوشتن لیست برنامه های هفته، با دو دیدگاه این کار رو انجام دادم که از تو هم میخوام این کار رو انجام بدی:
- بین ۳ تا ۶ کار در روز، فقط روی ۴ کار تمرکز کردم
- هدف اون هفته فقط تمرین و شناخت خودم بود.
اولین هفته ای که برنامه ریزی انجام دادم، بعضی روزها به ۴ کار می رسیدم و برخی روزها واقعا کم می آوردم. متوجه شدم به تناسب نوع زندگی شخصی خودم و سایر برنامه هایی که گاهی تداخل می کنه، قرار نیست همه روزها یک اندازه توان داشته باشم.
اینکه خودسرزنشی رو کلا کنار گذاشته بودم، تونستم هفته دوم رو یک برنامه دقیق تر بریزیم. اینطوری شد که بعضی روزا رو با ۳ کار و برخی روزها رو با ۶ کار تکمیل می کردم.
- پس تو برنامه شخصی خودت رو داری.
- هر هفته رو بدون قضاوت فقط تمرین کن. (بین ۳ تا ۶ کار)
- هر هفته رو آنالیز کن تا هفته بعدی بی خطاتر بشه.
تا اینجا رو که واضح گفتم. بریم ادامه ماجرا.
چک لیست کارهای هفتگی خانه
معمولا وقتی برای چک لیست کارهای هفتگی خانه هم شروع به برنامه ریزی می کنیم یک استثنا وجود داره و اون هم اینه که باید نقش سایر اعضای خانواده هم در این برنامه ریزی در نظر گرفته بشه. ولی اگر تو داری چک لیست کارهای هفتگی خانه رو برای شخص خودت و بر اساس وظایف خودت تنظیم می کنی این راهنما می تونه بهت کمک کنه.
اصلا این راهنما برای هر نوع کاری که مربوط به خودت هست، اعم از کار خونه، کار مربوط به شرکت و درآمد زایی و سایر مقاصد مثل سلامتی و زیبایی و تفریح و غیره کارسازه. ممنونم از اعتمادت به شادزیستی. خب بریم سراغ ادامه ماجرا
برنامه ریزی هفتگی منظم چطوری انجام میشه
برای برنامه ریزی هفتگی منظم با توجه به تجربیات خودم و صحبت کردن با برخی لایف کوچ ها نهایتا یک مسیر مشخص رو یاد گرفتم که در ادامه بهت میگم:
بستر برنامه ریزی مناسب تو چیه؟
برای اینکه بتونی یه برنامه ریزی هفتگی خوب داشته باشی اول باید مشخص کنی که در چه بستری (نرم افزار یا دفتر برنامه ریزی یا ..) می خوای برنامه ریزی کنی.
خیلی ها اپلیکیشن رو می پسندند ولی من از روز اول با خودکار و کاغذ بیشتر راحت بودم. اصلا تحقیقات هم میگه که نوشتن روی کاغذ به خاطر سپاری رو بیشتر می کنه و حتی موجب افزایش تعهد به برنامه ریزی میشه. من از یه کاغذ ساده شروع کردم. گاهی هم برنامه های هفتگی آماده رو پرینت می گرفتم و گاهی هم توی دفتر پلنرم می نوشتم.
به هر حال با دست و خودکار می نوشتم.
تو کدوم روش رو دوست داری؟
چند تا فهرست مختلف درست کن
قبل از شروع یک هفته تو باید چند لیست مشخص کنی و یادداشت شون کنی و جلوی چشمت بگذاری. از جمله لیست های من شامل:
- فهرست اصلی
- فهرست پروژههای هفتگی
- فهرست کارهای پُراهمیت
بودن. تو هم می تونی لیست های شخصی خودت رو داشته باشی. دقت کن که برنامه ریزی هفتگی یعنی دیدن نمای کلی هفته.
برای اینکه این برنامه بیشترین تیک رو بخوره تو باید هر شب قبل از برنامه ریزی فردا این فهرست ها رو چک کنی و از اون ها به کارهای روز بعد منتقل کنی.
اینجا اولویت ها، اهمیت ها و غیره خیلی نقش داره.
مثلا اگر قصد داری در دوره های پاکسازی معنوی شادزیستی شرکت کنی، لازمه که اون رو در لیست پروژه های هفتگی بگنجونی. چون شاید هفته ای دو سه ساعت بخوای براش وقت بگذاری. اما مراجعه کردن به دندان پزشک شامل کارهای پر اهمیت میشه که اگر انجامش ندی می تونه روی بقیه کارهای هفته هم اثر منفی بگذاره.
همیشه یک فهرست LIVE هم داشته باش. یعنی توی یک هفته ممکنه اتفاقات و کارهایی پیش بیاد که باید حتما ظرف ۲۴ ساعت بعدی انجامشون بدی.
این کارها خیلی اولویت دارن.
ساده اش کن
سعی کن بیشتر موردی که در یک روز برنامه ریزی می کنی از لیستی باشه که پر اهمیت هست و یا اینکه باید در اولویت اورژانسی اونو بگنجونی.
حدود ۳ کار از ۶ کاری که در یک روز انجام میدی باید از این لیست انتخاب بشن.
اهدافت رو خرد کن
یکی از کارهایی که من همیشه اشتبا انجام می دادم این بود که میخواستم صفر تا صد یک کار رو در یک روز انجام بدم.
خب شدنی نبود. اینجا بود که اهداف بلند مدت به دادم رسید و کمک کرد حتی کیفیت کار هم بالاتر بره.
مثلا تصمیم داشتم یک کتاب رو کامل ترجمه کنم و تبدیل به یک کتاب بومی برای ایرانی ها کنم.
میخواستم همه روزم رو در یک هفته به این کار اختصاص بدم.
و در آخر می دیدم حتی ۲۰ درصد کار هم در هفته پیش نرفته.
اینجا بود که تصمیم گرفتم اون کتاب رو برای ۱۰ هفته برنامه ریزی کنم. هر فاز رو به یک هفته منتقل کردم و هر هفته ۳ روز رو به اون فازها اختصاص می دادم.
من متوجه شدم مدلم اینجوریه که اگر کارهای کوتاه باشمار بالا داشته باشم بهتر می تونم به کارام برسم و تیک بزنم، تا اینکه هر روز بخوام فقط یک تسک رو کامل اجرا کنم.
مدل تو چطوریه؟ هر کس مدل خاص خودش رو داره و کشف این مدل خیلی لذت بخشه.
اطلاعات جزیی رو اضافه کن
یکی از کارهایی که من طی یک هفته باید انجام می دادم این بود که هر روز جلسات دوره های آموزشی لایف کوچینگ رو که سال ها پیش گذرونده بودم رو مرور کنم.
باید ساعت بندی درست می کردم ولی هر روز صبح که می خواستم شروع به مطالعه و دیدن ویدیو ها کنم، کلی باید می گشتم تا ببینم روز قبل تا کجا دیدم! هی باید فیلم رو جلو و عقب می کردم تا برسم. اینجا بود که تصمیم گرفتم اطلاعات جزیی رو هم اضافه کنم.
هر کاری که توی لیست من بود، از اون روز شامل یک ریز نوشت جزیی هم بود که آدرس دهی بهتر برام بشه.
- مثلا کتاب فلان رو تا صفحه فلان خوندم.
- جلسه فلان از ویدیو ها رو تا دقیقه فلان دیدم.
اینا شاید ساده به نظر برسه ولی خیلی اثرگذاره.
برای هر کار زمان مشخص تنظیم کن
زمانی که تو توی یک هفته برای کارهات در اختیار داری، زمان مشخص متناسب با سبک زندگی خودته.
یک نفر کل اختیار ۲۴ ساعتش با خودشه! یک نفر نه. مشخص کن تو چقدر از زمان رو در اختیار داری.
بعد برای هر کار به تناسب زمانی که داری برنامه ریزی کن.
- مثلا: خرید کردن : ۲ ساعت از ۱۶ الی ۱۸
- مطالعه کردن: ۱ ساعت از ۱۹ الی ۲۰
- ترجمه کردن: ۳ ساعت: ۷ الی ۸ | ۹ الی ۱۰ | ۱۳ الی ۱۴
و …
اینو یادت باشه که برای هر کاری هر چقدر زمان مشخص کنی، همونقدر کار تو کش میاد و طول میکشه.
زمان استراحت داشته باش
زمان بندی کارها هم می تونه سلیقه ای باشه.
ولی خوبه که به ازای هر ۲۰ دقیقه کار کردن، ۵ دقیقه استراحت بگنجونی.
شاید هم مدل خاص خودت رو داشته باشی.
مثلا من برای مطالعه نیاز به استراحت ندارم چون واقعا لذت می برم.
ولی برای جارو کردن اتاق و تمیز کردن کتابخونه ام معمولا نیاز به استراحت دارم.
تو چه مدلی هستی؟
فهرست رو جلوی چشمت بگذار
یکی از چیزهایی که به من کمک می کنه حواسم به کارها بیشتر باشه اینه که چند نسخه از کارها رو تنظیم کردم و توی ماشین، روی میز تحریر، دیوار کنار تخت و روی یخچال قرار دادم. این کارها مدام جلوی چشم منه و دارم می بینم و حتی به طور ناخودآگاه برنامه ریزی می کنم.
تو هم این کار رو کنی خیلی خوب اتفاقات جاری میشه.
حواست باشه که مهم ترین چیز در نوشتن لیست کارهای هفتگی اولویت بندی صحیح روزانه است.
چطوری کارهای هفتگی و روزانه را اولویت بندی کنیم
در صورتی که این بخش رو قوی انجام بدی بهت قول می دم که لیست کارهای تیک خورده ات هر هفته زیاد تر میشه.
ولی یادت باشه که تو هر هفته رو داری خودت رو آزمون میکنی. پس قضاوت و خودسرزنشی نداریم.
مدیریت وظایف به سبک دیوید آلن
دیوید آلن که در زمینه بهره وری خیلی حرفه ای هست و سرشناسی ایشون از این بابت هستش، معتقده که:
حتی با داشتن یک فهرست طولانی هم میتوان پربازده بود.
برنامه ریزی دیوید آلن به GTD مشهوره. ولی چیزی که من با مطالعه و بکار بستن این روش یاد گرفتم اینطوریه که:
۱. جمعآوری:
اول همه کارها و ایدههایی که تو ذهنم دارم رو روی کاغذ یا تو اپلیکیشن مینویسم. مهم نیست بزرگ باشه یا کوچیک، همه رو ثبت میکنم تا ذهنم سبک بشه و چیزها از یادم نره.
۲. پردازش:
بعدش هر مورد رو نگاه میکنم و میپرسم: این کار دقیقاً چی میخواد؟ الان میتونم انجامش بدم یا باید براش برنامه بریزم؟ اگه نیاز به مرحله بعدی داره، مشخص میکنم چی باید انجام بشه.
۳. سازماندهی:
حالا کارها رو مرتب میکنم؛ یه دسته برای کارهای فوری، یه دسته برای پروژهها و یه دسته برای کارای کوچیک و روزمره. اینطوری میفهمم هفتهام چه شکلیه و چی مهمه.
۴. بازبینی:
هر هفته یه نگاه میکنم ببینم چی انجام شده، چی نه. اینطوری میتونم مسیرم رو درست نگه دارم و مطمئن شم دارم به هدفای بلندمدتم نزدیک میشم.
۵. انجام دادن:
و حالا وقت عمله! فقط روی کارای مهم و اثرگذار تمرکز میکنم و یکییکی انجامشون میدم. چندکار همزمان انجام نمیدم، چون میخوام پیشرفت واقعی رو حس کنم و استرسم کم بشه.
انجام چند کار همزمان ممنوع
این دیگه خیلی واضحه.
ممکنه خانومای عزیز بگن که ما می تونیم چند کار رو همزمان انجام بدیم!
اما من توصیه میکنم که هر کار باید زمان خاص خودش رو داشته باشه.
مثلا ممکنه بگی من موقع آشپزی کردن به پادکست دوره های شادزیستی هم گوش میدم!
میخوام بپرسم که آیا می تونی همزمان با ظرف شستن نکته برداری هم کنی؟ افکارت رو بنویسی و غیره؟
اگر فقط قصد مرور داری، اشکالی نداره ولی اگر واقعا قصد یادگیری داری، اون کار زمان خاص خودش و تمرکز خاص خودش رو می طلبه.
این موضوع مربوط به همه کارها میشه. نه فقط گوش دادن پادکست.
اصلا تک وظیفگی کمک می کنه تموم انرژیت بره سمت اون کار، و کارهای سخت برات راحت تر بشه و حتی استرس کمتری هم تجربه کنی و لذت بیشتری ببری.
استفاده از کلمه پیشرفت بجای انجام شد
این هم از جمله چیزایی بود که من قدرتش رو به چشم خودم دیدم.
وقتی کاری رو تموم می کردم، جلوی اون می نوشتم: پیشرفت انجام شد.
یک لیست پیشرفت هم داشتم و هر شب کارهای انجام شده رو توی اون می نوشتم.
این لیست دائما جلوی چشمم بود. اینطوری حس اعتماد بنفس بیشتری می گرفتم و روز بعد برای داشتن لیست پیشرفت خیلی قوی تر عمل می کردم.
مخصوصا زمانی که عبارت «پیشرفت انجام شد» رو با روان نویسی که به رنگ سبز هدیه گرفته بودم می نوشتم .. این لحظه خیلی شیرین بود.
قدرت «نه» گفتن داشته باش
کسی که میخواد لیست کارهای هفتگی اش زیاد تیک بخوره نیاز داره زیاد بگه «نه»
- هم به خودش..
- هم به دیگران ..
اگر یک هفته لیست کارهات چندان تیک نخورد، بجای سرزنش کردن خودت، موقع آزمودن اون هفته، به این موضوع هم رسیدگی کن که چه تعداد از کارها رو می تونستی انجام بدی اگر و فقط اگر به افراد یا خودت میگفتی نه!
روی نتایج تمرکز کن، نه روش انجام کار
تمرکز بر نتایج بهت کمک میکنه پیشرفت واقعی را بسنجی.
اگر فقط روی روشها تمرکز کنی، تشخیص اینکه آیا آیتمی واقعاً انجام شده دشوار است.
رویکرد نتیجهمحور بهت اجازه میده هدف را با برچسب «پیشرفت» علامت بزنیی.
برای روزها و هفته خود موضوع انتخاب کن
این روش بهت کمک می کنه ذهنت رو برای کارهای اون روز مدیریت کنی و جهت دهی کنی.
اگر کارهایی که برای روز شنبه در نظر گرفتی شامل:
- مراجعه به دندان پزشک
- خرید امگا ۳ از داروخانه
- مراجعه به باشگاه برای ثبت نام
- گرفتن مشاوره تناسب اندام.
و نظیر این هست اون روز رو باید به عنوان روز سلامت موضوع بندی کنی. همین موضوع سازی کمک می کنه دید باز تری داشته باشی.
میدونستی استیو جابز هم چنین روشی توی زندگی کاری و شخصی خودش داشته؟ مثلا روزای دوشنبه فقط صرف کاراهای اجرایی می کرده و روزهای چهارشنبه فقط به تبلیغات و بازاریابی رسیدگی می کرده. این روش کمک می کنه نظم ذهنی بهتری داشته باشی.
بهترین روش برای رسیدن به اهداف هفتگی چیه
بهترین روش برای رسیدن به اهداف هفتگی اینه که این راهنما رو چند بار بخونی و هر جا توی ذهنت چشمک زد رو یادداشت کنی و روی اون کمی تمرکز و فکر کنی.
در نهایت ۵ هفته رو برای آزمون اولیه خودت، در نظر بگیری و هیچ گونه قضاوتی در مورد خودت نداشته باشی تا بتونی هم با چالش های آنی آشنا بشی و بدونی چقدر توان شخصی داری. اصلا یکی از مهم ترین چیزایی که مانع اجرای برنامه ها میشه اینه که تو از زمان انرژی و علاقه خودت برای انجام برخی کارها آشنایی نداری. در این باره تجربه منو در مطلبی با عنوان وقتی برنامه ریزی هات اجرا نمیشن رو بخون.
سعی کن الگوی شخصی خودت رو استخراج کنی. اینطوری به خودت کمک می کنی برنامه سازگار با خودت رو تنظیم کنی و بیشترین تیک ها رو هر هفته مشاهده کنی.
منبع عکس: | homemade | simplesheets