آموزش استفاده از پلنر | نحوه کار کردن با دفتر برنامه ریزی
زندگی کردن هامون شده مثل دویدن روی تردمیل! حسابی جون و انرژی ازمون گرفته ولی آخر کار انگار هیچ جایی رو فتح نکردیم. تو هم همین حس رو داری؟ استفاده از پلنر کمک می کنه بتونیم تیک های کارامون رو بیشتر کنیم و البته جلوی کارهای یهویی که همه برنامه هامون رو به هم میریزه بگیریم. داشتن دفتر برنامه ریزی صرفا حلال مشکلات نیست. باید بلد بود ازش استفاده کرد. وقتی پلنر داری و بلد نیستی ازش استفاده کنی، مثل اینه که توی یه دریا گیر افتادی و قایقی در اختیارت قرار گرفته ولی بلد نیستی پارو بزنی! مطئنم کلافه تر میشی.
امروز توی این صفحه می خوام نحوه استفاده از پلنر رو برات توضیح بدم.
تجربه من از استفاده از پلنر یا دفتر برنامه ریزی
پلنر یا همون دفتر برنامه ریزی روزانه خیلی جذابه! خیلی هم باکلاسه! ولی خب من بلد نبودم درست ازش استفاده کنم و بیشتر برام شبیه یک TO DO لیست بود. فکر می کردم از مدل دفترام خوشم نمیاد و نمی تونم باهاش ارتباط برقرار کنم!
به همین خاطر چند صفحه از هر پلنر رو سیاه می کردم و میرفتم یکی دیگه می خریدم!
حتی یادمه، متوجه شدم هیچ کدوم از این دفترهای برنامه ریزی موجب پیشرفت من نمیشه!
پس خودم یه دفتر جدید درست کردم و با کلی آب و تاب دفتر برنامه ریزی مخصوص خودم رو درست کردم!
ولی خب!
اونم همچنان بعد از ۵ سال سفید مونده بود.
به لطف یه همنشینی با عزیزی آگاه، با دیدن دفتر برنامه ریزی خط خطی اش، راغب شدم ازش بپرسم که با این دفتر چه می کنه و بعد تازه متوجه شدم با خودم چند چند بودم!
چرا باید از پلنر استفاده کنیم
دلیلش نیاز به گفتن نداره. اگر اینجا هستی یعنی می دونی که برنامه ریزی یعنی مدیریت زمان و زمان تنها منبعی هست که ما در اختیار داریم تا در خلال اون به چیزهایی که میخوایم برسیم. این تنها منبعی هست که اگر از دست بره دیگه هیچ جوره بازیافت نمیشه!
ول کنیم این تعارف ها رو و بریم سراغ اینکه چطور از پلنر استفاده کنیم.
گام اول: تعیین اهداف بزرگ (ستارههای شمالی شما)
ستاره های شمالی رو توی آسمون تا به حال دیدی؟
خب چه ربطی به دفتر برنامه ریزی داره!؟
راستش در کهکشان در هم و برهم زندگی هامون، همیشه نیاز داریم تا بدونیم کجای کار هستیم و چطور باید پیش بریم.
اهداف بزرگ ما، دقیقا مثل ستاره های شمالی که راه رو بهمون نشون میده، بهمون کمک می کنه بتونیم مسیرمون رو شناسایی کنیم.
توی زندگی یه زمان هایی پیش میاد که راه و مسیر رو گم می کنیم. اینجاست که این هدف های بزرگ ما رو توی مختصات واقعی قرار میده.
توی دفتر پلنر یه جاهایی هست که معمولا به صورت سالانه یا سه ماهه در نظر گرفته شده و تو باید اهداف بزرگترت رو برای سال و سه ماه بنویسی.
بقیه جاهای این دفتر از روی همین صفحات تنظیم میشه.
بیشتر یاد بگیر: چرا همیشه وقت کم میارم؟
گام دوم: تقسیم اهداف به هدف های کوچکتر
مرحله بعدی این هست که تو هر هدف بزرگ رو به هدف های کوچکتر تقسیم کنی.
شاید تو یک هدف بزرگ ۱ ساله داشته باشی.
تو ۴ فصل در سال پیش رو در اختیار داری. یعنی ۴ تا ۳ ماه!
باید هدفت رو به ۴ بخش تقسیم کنی.
و بعد برای هر ۳ ماه اون ریز هدف رو به هدف ها و اقدامات اجرایی کوچکتر تبدیل کنی.
ایجاد برنامه ساختارمند برای رسیدن به اهداف خیلی ضروریه! پس شاید یکی دو هفته لازم باشه برنامه ها رو آنالیز و اصلاح کنی.
دقت کن که اولویت بندی در اینجا خیلی مهمه. اولویت تو مشخص می کنه که زودتر به چه برسی.
گام سوم: استفاده از بلاکهای تمرکز
من از روش تایم بلاکینگ برای کارام استفاده می کنم. چون اگر غیر از این باشه معلوم نیست کارام رو کی انجام میدم.
بنابراین لازمه که برای هر کار بازه زمانی مشخصی در نظر بگیری.
استفاده از پلنر با ایجاد این بلوک های زمانی خیلی ساده تر میشه.
باید برای هر بلاک هم فقط یک کار در نظر بگیری.
بستگی به اوقاتی که در اختیار داری، مشغله ها و کارهای مهمی که داری، ممکنه بلاک های کلی نظیر صبح / ظهر / عصر / شب، دارای بلاک های زمانی متفاوتی باشه.
دقت کن که ما یه سری کارا توی زندگی مون داریم که قابل مذاکره نیستن و باید حتما انجام بشن و ثابت هستن! (هر کس متناسب با خودش).
اما برنامه ریزی روزانه باید دقیقا حول این موارد شکل بگیرند.
نکات کلیدی برای استفاده مؤثر از پلنر
در پلنر در باکس ها یا بلاک های زمانی کارهایی رو تنظیم می کنیم که برامون اولویت درجه ۱ داره.
بعضی ها با لیست بزرگتر انگیزه می گیرند و برخی با لیست کمتر. مدل خودت رو شناسایی کن.
بهترین لیست، لیستی از کارهاست که انعطاف پذیر باشه.
مهم ترین مساله برای موفقیت و منضبط شدن اینه که در اجرای برنامه تعهد داشته باشیم.
بیشتر یاد بگیر: برنامه ریزی برای افراد خسته و کلافه
توصیه عملی برای تکمیل دفتر برنامه ریزی پلنر
چند توصیه دارم که کمک می کنه پلنر قوی تری بسازی و کارهات رو بهتر اجرا کنی و موفقیت بیشتری نصیب خودت کنی.
چند ستاره شمالی برای خودت داری؟
چیزی که برای من موثر بود این بود که تصمیم گرفتم اهدافم رو به چند دسته مهم تقسیم کنم.
آسمان زندگی من بر خلاف آسمان خدا، چند ستاره شمالی داشت.
اهدافم شامل:
- سلامتی
- کسب و کار
- توسعه فردی
- توسعه معنوی
بود. بهتره که تو هم برای هر بخش از زندگیت هدف مخصوص داشته باشی.
اقدامات ما توی زندگی، شامل اقدامات ترکیبی هستن. پس لازمه که با این تقسیم بندی برای هر نوع پیشرفت در زندگی جا باز کنیم.
هدف را خودت رو به ریز هدف ها تقسیم کن
هر هدف (همون ۴ مورد بالا) شامل ریز هدف هایی میشن که هر کدوم طی سال ها یا ماه ها باید تنظیم بشن.
مثلا من برای سلامتی ۳ هدف داشتم که:
- هدف سلامتی ۱: ۳ ماهه
- هدف سلامتی ۲: ۶ ماهه
- هدف سلامتی ۳: ۵ ساله
باید تنظیم میشد.
یک ستاره شمالی و هدف بزرگ، می تونه شامل چند هدف کوچک تر باشه.
پس این موارد رو حتما مشخص کن.
هر ریز هدف رو باز هم تقسیم کن
حالا نوبت به این میرسه که هر زیر هدف رو به اقدامات کوچکتر تقسیم کنی.
مثلا وقتی تصمیم داری برای هدف X یک برنامه ریزی ۳ ماهه انجام بدی، باید مشخص کنی که هر ماه و تبعاً، هر هفته چه اقداماتی باید براش انجام بدی.
این گزینه کمی زمان بر هست و باید بر اساس خیلی واقعیت های زندگی و شخصی تو تنظیم بشه.
اما انعطاف پذیری رو هم فراموش نکن. به هر حال زندگی پر از اتفاقات غیرمترقبه است.
ایجاد لیست روزانه برای انجام کارها
در این مرحله هر کس مدل خاص خودش رو داره.
برای من فقط تایم بلاکینگ جواب میده. برای تو چه مدل برنامه ریزی پاسخگو هست؟
من ضمن اینکه استفاده از پلنر رو برای مدیریت کل اقدامات روزم استفاده می کنم، دو تا لیست دیگه هم به صورت دستی برای خودم طراحی کردم و چاپ کردم:
- جدول برنامه ریزی روزانه تایم بلاکینگ (برای برنامه پر چالش ترم که برنامه کاری ام هست)
- جدول برنامه های روزانه هفتگی ( چشم اندازی از اجرای تموم کارام در هفته).
و در نهایت زمان هایی هم در نظر گرفتم برای جبران کارهایی که مشمول اتفاقات غیرمترقبه میشن! و ممکنه نتونم کامل انجامشون بدم.
۱۰ نکته تکمیلی برای استفاده بهتر از پلنر
-
قبل از هر کاری دلیلش رو بدون – چرا باید این کار رو انجام بدی؟ بنویس.
-
اهدافتو مشخص کن – وقتی بدون هدف، هر کاری میکنی، صرفاً وقت تلف شدنه.
-
اهداف بزرگت رو خرد کن – کارهای بزرگ رو به بخشای کوچیک و قابل انجام تقسیم کن.
-
کارهای مهمو اولویت بده – دنبال شلوغ کردن خودت نباش، دنبال کارایی باش که واقعاً تأثیر داره.
-
بلاکهای تمرکز بساز – زمانای مشخص برای یک کار تعیین کن و با تمام وجود روش تمرکز کن.
-
هر بلاک یه هدف داشته باشه – کاری که داخل بلاک انجام میدی باید مستقیم تو رو به هدف نزدیک کنه.
-
انعطاف داشته باش – زندگی غیرقابل پیشبینیه، لازم نیست همیشه برنامه دقیق اجرا بشه، میتونی تنظیمش کنی.
-
هر هفته برنامهریزی کن – یه نگاه به هفته آینده بنداز و بلاکها و کارها رو بچین.
-
مداوم پیشرفت کن – هر روز حتی یه قدم کوچیک بردار، جمع شدن این قدمها معجزه میکنه.
-
پلنر فقط دفتر یادداشت نیست – این یه ابزار برای نظم، تمرکز و پیشرفت هدفمنده، نه صرفاً نوشتن کارها.
آیا هنوز هم دچار چالش هستی و نمی تونی یه برنامه ریزی اصولی انجام بدی؟ می تونی به من پیام بدی و تا جایی که بتونم کمکت کنم.