آموزش برنامهریزی روزانه برای آدم های پراسترس و خسته
چند سال پیش وقتی نزد برخی از آشنایان از برنامه ریزی روزانه حرف میزدم، به گونه ای این مساله که مهم ترین مساله توسعه فردی هست رو می کوبیدند که امروز به عقل شون شک می کنم! مثلا معتقد بودند که آدم باید خودجوش باشه و زندگیش رو بسپاره به روزگار! هر چه آمد خوش آمد و از هیجان های غافلگیری لذت برد.
من اینجا در مورد مسافرت، ماجراجویی و تست کردن چیزهای جدید بدون برنامه ریزی قبلی صحبت نمی کنم. در مورد برنامه ریزی روزانه میخوام حرف بزنم که همین قطعات کوچک روزانه است که پازل مهم یک عمر زندگی مون رو میسازه. بخاطر همین باگ های برنامه ریزی نادرست خیلی از سال های زندگی ام رو از دست دادم و تصمیم گرفتم که واقعا جلوی این ضرر رو بگیرم. تجربیاتم برای برنامه ریزی روزانه توی این مقاله نوشتم.
قدرت و ضرورت برنامه ریزی روزانه چیه
این بخش شاید مهم ترین بخشی باشه که ساختار ذهنیت تو رو در مورد برنامه ریزی روزانه تغییر میده و کمک می کنه زندگیت تغییر کنه.
شنیدی که میگن سحر خیز باش تا کامرا بشی؟
من فکر می کردم این یه جمله شعاری هست! ولی وقتی متوجه شدم پژوهشی در رابطه با سحرخیزها و برنامه ریزها چقدر دیتاهای عجیب رو بررسی کرده و نتایج عجیب تر حاصل کرده فهمیدم که این جمله از یک عارف باید بوده باشه نه لزوما یک شاعر!
در این پژوهش تصمیم گرفتن روی ۲۰۰۰ نفر تحقیق کنن تا متوجه بشن برنامه ریزی روزانه و دوری از اهمال کاری نه تنها در توسعه کار بلکه در کیفیت زندگی فرد نظیر استرس، حال روحی و رضایت از زندگی چه تاثیراتی داشته.
این تست روی ۲ گروه انجام شد:
-
برنامهریزها: کسانی که کارهایشان را از قبل مشخص و مرحلهبندی میکنند
-
اهمالکارها: کسانی که معمولاً کارها را عقب میاندازند و به لحظهی آخر میسپارند.
نتیجه تست برنامه ریزی روزانه در مردم
خروجی این آزمایش ایناست:
به طور کلی افرادی که برنامه ریزی می کردند:
- هم کنترل احساسی بیشتری داشتند
- هم استرس کمتری تجربه می کردند.
- حال و کیفیت عمومی زندگی شون هم خوب بود.
و اما یافته های بیشتر و دقیق تر:
-
بیش از نیمی از برنامهریزها گفتند برای معاشرت با دوستان و اطرافیان وقت دارند
-
و ۴۴٪ هم احساس میکردند به اندازهی کافی «وقت برای خودشان» دارند
-
در حالی که این عدد برای اهمالکارها به ترتیب ۳۹٪ و ۳۱٪ بود.
-
۷۹٪ از برنامهریزها احساس میکردند روابط خانوادگیشان محکم و سالم است
-
اما فقط ۶۵٪ از اهمالکارها چنین حسی داشتند.
-
نزدیک به نیمی از برنامهریزها از نظر مالی احساس امنیت میکردند
-
در حالی که این حس فقط در یکسوم اهمالکارها وجود داشت.
پس یک نتیجه میشه گرفت:
برنامه ریزی روزانه صرفا به انجام کارها و یک تیک ساده ختم نمیشه! بلکه کیفیت زندگی رو هم عوض می کنه.
پس خیلی ضروریه!
حالا بجای زدن حرف های کلیشه ای بیشتر دوست دارم بگم که اول به این فکر کن که یه برنامه ریزی درست روزانه کمک می کنه کل زندگی تو خوش کیفیت تر بشه. در نهایت با کمک توصیه ها و تجربه های زیر شروع کن کم کم (دقت کن .. کم کم) برنامه ی روزانه خوبی رو طراحی کنی.
نکات برنامه ریزی روزانه افراد موفق و با بهره وری بالا
چیزهایی که در این بخش نوشتم، همون چیزهایی هست که برای پیشرفت نیاز داری.
نیاز به خوندن منابع و کتاب های زیادی نداری. کافیه همین چند گزینه رو کم کم وارد زندگیت کنی.
برنامه ریزی روزانه افراد موفق غیر از این چیزها نیست. پس فقط عمل کن.
هدف های شفاف داشته باش
اوه! چه جمله کلیشه ای و آشنایی! بریم گزینه بعدی رو بخونیم تا ببینیم چیز جدیدی داره یا نه!
این همون جمله ای بود که روز اول با دیدن این جمله توی ذهن من پیچید.
جالب اینه که گیر بسیاری از ما دقیقا همینه.
ما هدف های قلمبه سلمبه داریم! میخوام پولدار بشم! میخوام خوش استایل بشم! میخوام … میخوام!
عشقم! اینا آرزوهامونه!
هدف یعنی یه چیزی که بشه تیکه تیکه اش کرد! اندازه گیری کرد و در موردش اقدام نوشت.
معمولا هدف ها به سطوح سلامت، رابطهها، کار، خانواده، خودت تقسیم میشن.
قانون ۵/۲۵ رو رعایت کن
خب این قانونی هست که وارن بافت (همون خرپول و موفق خارجکی) توصیه میکنه.
از بین سلامت، رابطهها، کار، خانواده، خودت و غیره ۲۵ تا هدف رو بنویس.
بعد از بین اون ها ۵ مورد رو انتخاب کن و شروع کن روی اون ها برنامه ریزی کن.
چنان بهشون بچسب و تمرکز کن تا بهشون برسی. بعد نویت به ۵ تای بعدی می رسه.
در برنامه ریزی روزانه اولین چیزی که باید یاد بگیری اینه که مهم صرفا تیک زدن نیست! مهم اینه که کارای درست رو تیک بزنی.
همین یک دونه اقدام برای امروز تو کافیه چون احتمالا باید بشینی در مورد آرزو و هدف فکر کنی، تفاوت قائل بشی و زندگیت رو آنالیز کنی و ببینی چه هدف هایی داری و از لیست اهدافت ۵ تا هدف مهم با اولویت بالا انتخاب کنی که اگر همین حالا درست بشن زندگیت بهتر میشه و با کیفیت تر!
برای برنامه ریزی روزانه اهدافت رو خرد کن
یه پیتزای گنده خیلی خوشمزه است و تو مطمئنا دوست داری همه پیتزا رو بخوری.
ولی اگر همه رو بخوای با هم توی دهنت جا بدی عمرا نمیشه!
حتی احتمال خفگی وجود داره! بنابراین اون ها رو اسلایس شده تقدیم تو می کنن!
مثلث های کوچولو رو بر می داری و با آرامش تمام میل می کنی. نوش جونت! ولی من از پیتزا حرف نمیزنم. دارم از هدف صحبت می کنم.
حالا که به لطف تمرین ۱، ۵ هدفت رو مشخص کردی، باید اون ها رو تقسیم بندی کنی.
مزیت خرد کردن اهداف در برنامه ریزی روزانه
وقتی هدفت رو خرد می کنی:
- ذهنت آروم میشه
- احتمال انجام کار بیشتر میشه
- شروع به کار راحت تر میشه.
- ذهنت ترسان نیست و قانع هست که کار بالاخره انجام میشه.
هر هدف بزرگی رو میشه این طوری خرد کرد:
-
هدف اصلی تبدیل به چند قدم کوچک
-
قدم کوچک میشه همون کار روزانه
-
کار روزانه راحت تر انجام میشه ولذا! انجام شد ✔️
با این روش، بهجای فرار از هدف،
کمکم جلو میری و در نهایت نتیجه می گیری.
از جای درست شروع کن
اولین سوال اینه:
حالا از کجا شروع کنم؟
شروع کردن هم یک چالش به حساب میاد! اما برای این که بدونی از کجا شروع کنی یه روش خیلی خوب هست که می تونه تو رو جهت دهی کنه:
۲ مدل رو بهت یاد میدم که ترکیب اون ها یا متناسب با سلیقه و سبک زندگی خودت بهت کمک می کنه که شروع خوبی داشته باشی:
روش اول: روش سازه یا Superstructure
در این روش کارها رو به ۳ دسته تقسیم می کنیم:
- کارهایی که باید انجام بشن
- کارهایی که بهتره انجام بشن
- کارهایی که خوبن انجام بشن
خب بذار بگم ویژگی هر کدوم از این ۳ دسته چیه:
کارهایی که باید انجام بشن
این کارها مهم ترین کارهای روز تو هستن! اصلا فوندانسیون روز تو رو تشکیل میدن.
شامل کارهای ضروری، تعهدها و کارهایی هستن که ددلاین دارن و باید انجام بشن.
اینا رو حتما بگذار توی برنامه ریزی روزانه خودت.
کارهایی که بهتره انجام بشن
این ها همون کارهایی هستن که اگر وقت و انرژی داشتی باید انجام شون بدی.
در غیر اینصورت به خودت استرس راه نده.
کارهایی که خوبن انجام بشن
میشه گفت این کارها ادویه روز تو به حساب میان!
کارهایی که حس و حالت رو بهتر میکنن شامل این کارها میشن.
اگر دو دسته قبلی خوب انجام شد، نوبت به این دسته میرسه.
روش دوم: ماتریکس ضروریت – اهمیت
این روش رو همه جا بهمون یاد دادن ولی یه چیزایی نگفتن.
در این روش کارها رو به چهار دسته مشخص می کنی:
- مهم و فوری
- مهم اما غیر فوری
- مهم نیست اما فوری
- نه مهم و نه فوری
در این ماتریکس گزینه ۴ کامل حذف میشه.
بقیه ۳ گزینه هم به تناسب اولویت و وقت و انرژی انجام میشن. معمولا گزینه ۳ هم به تایم های اضافی ملحق میشه.
من خودم مدل اول رو ترجیح میدم ولی گاهی نیم نگاهی هم به مدل دوم دارم.
کلا میشه ترکیبی انجام شون داد.
بلاک های زمانی بساز
یکی از مهم ترین بخش های برنامه ریزی روزانه اینه که چه ساعتی باید اون کارها رو انجام داد.
تکنیک بلاک زمانی بهترین تکنیک برای من به حساب میاد.
مزیت های خاص خودش رو داره، و حتی کمک می کنه دیگران هم به برنامه من احترام بگذارند و غافلگیری ها کاهش پیدا کنه.
وقتی لیست کارهات رو مشخص کردی، زمان های خاص بهش اختصاص میدی.
به عنوان مثال:
- ساعت ۸ الی ۱۰:۳۰: نوشتن یک مقاله
- ساعت ۱۰:۴۵ الی ۱۱:۴۵: پاسخگویی به کاربران
- ساعت ۱۴ الی ۱۵: جلسه لایف کوچینگ با مراجعه کننده
- و …
مهم تر هم این هست که من در هر تایم فقط روی یک کار تمرکز میکنم.
بعضی وقت ها پرش ذهن پیدا می کنم! در چنین شرایطی روی یک کاغذ که همیشه کنارم دارم، نکاتی می نویسم که در مورد اون چیزهایی که موجب حواس پرتی و عدم تمرکزم میشه، اقداماتی کنم.
برنام ریزی روزانه ات رو آنالیز کن
قرار نیست برنامه ای که می نویسی مناسب هر روزت باشه.
قرار نیست این برنامه بهترین برنامه برای تو باشه.
همین که یک روز رو با برنامه پیش میری و خود قضاوتی رو کنار می گذاری و حتی متوجه میشی از اون ۵ کار فقط ۲ تا رو تیک زدی، فرصت مناسبی پیش میاد که آخر شب بدون این که خودت رو به فحاشی بکشی!!!! بشینی آنالیز کنی که:
چرا نتونستی برنامه رو اجرا کنی؟
چی باید در نظر گرفته میشد که نشد؟
چه زمانی رو اشتباه نوشتی؟
اتفاقات اورژانسی اون روز چه نقشی داشت؟
و غیره.
و برنامه ریزی روزانه، در روز بعد باید با توجه و لحاظ کردن این گزینه ها باشه.
- مثلا اگر دیدی برای انجام یه کار خاص زمان بیشتری لازمه صرف کنی، خب این کار رو یکن.
- یا اینکه در انجام کاری همش وقفه پیش میاد، تایم اون رو به زمان دیگری بنداز
و نظیر این.
انعطافپذیر باش؛ برنامه برای خدمت به توست، نه اینکه تو اسیر برنامه بشی.
اره رو تیز کن! یعنی استراحت کن
تایم های کاری تو در برنامه ریزی روزانه باید شامل استراحت هم باشد.
داستان تیز کردن اره بهترین داستانه. (سرچش کن و بخونش).
ولی استراحت به معنی موبایل بازی و اینستاگردی نیست. منظورم از استراحت بازسازی انرژی، شارژ مجدد و تازه شدن هست.
-
تمرینات آرامسازی: نفس عمیق، یک جلسه کوتاه یوگا یا حتی چند دقیقه سکوت. اینها مثل ایستگاههای کوتاه برای ذهن هستند و کمک میکنند استرس و تنش از بین برود.
-
تمرینهای ذهنآگاهی (Mindfulness): چند دقیقه فقط روی لحظه حال تمرکز کن، نه کارها، برنامه یا اهداف. فرصتی برای بازگشت به خودت و پیدا کردن مرکزت وسط شلوغی روز.
-
لذتهای کوچک: یک فنجان قهوهی خوب، یا گوش دادن به آهنگ مورد علاقه. هر چیزی که باعث شارژ و آرامش تو شود، خوب است.
تماس با عزیزان هم بهت کمک می کنه انرژی ات فول بشه.
به دیگران بسپار
خیلی از کارها قابلیت این رو دارند که بتونی به دیگران بسپاری و خودت رو کنار بکشی.
به کارهات نگاهی بینداز و در صورتی که می تونن توسط دیگران اجرا بشن، حتما برون سپاری کن.
اینطوری وقت مفید تو بیشتر میشه.
کلام آخر
ما معمولا می نالیم که وقت کم داریم! اگر روزمون ۴۸ ساعت بود به همه کارامون می رسیدیم و این حرفا.
اما خوبه به جمله ست گودین فکر کنیم که میگه:
ما به وقت زیادتر نیاز نداریم. بلکه به تصمیمات درست تری احتیاج داریم.
به کمک این نکته ها در مورد برنامه ریزی موفق می تونی خیلی ساده، با آنالیز درست روز، مشکل انجام نشدن برنامه ها و تیک نخوردن کارا رو حل کنی.
در این باره نیاز به کمک داری؟ من اینجا هستم. بهم پیام بده.
منبع کمکی عکس: life