آموزش تمرکز روی یک کار | افزایش بهره وری و پایان افسانه چند وظیفگی
وقتی لیستی از کارها پیش روی تو قرار میگیره، احتمالا تو هم مثل من فکر می کنی که تمرکز روی یک کار می تونه برات وقت کُشی کنه و به هر دری میزنی که بتونی کارها رو به طور موازی انجام بدی. دل توی دلت نیست که سریع بین کارها جابجا بشی و فکر می کنی که داری با چند وظیفگی هنر می کنی!
می دونی این از کجا ناشی میشه؟
از اونجا که ما اصلا نمی دونیم چند وظیفگی در واقع انجام چند کار به طور همزمان نیست. خودم از وقتی فهمیدم که چه اشتباه بزرگی در درک این مفهوم داشته ام چقدر بهره وری خودم رو پایین آوردم، دل تو دلم نبود تا برای تو هم اینجا شرح بدم. امروز بالخره وقت شد که در موردش خوب حرف بزنم. پس ممنون میشم دل بدی و این ۵ دقیقه رو وقت بگذاری و کلا سبک کاریت رو عوض کنی.
تجربه من از کاهش بهره وری واقعی در چندکارگی
خب وقتی باور داری چند وظیفگی و چند کارگی می تونه وقتت رو ذخیره کنه، این کار رو مدام انجام میدی، ولی اثر اصلی و واقعی این مشکل زمانی مشخص شد که من با یک مدیر کار می کردم که همیشه به دنبال این بود که کارها سریع و تند و در کمترین زمان انجام بشه.
همیشه لیستی از کارها رو صبح به من می داد و من باید در کمترین زمان انجام می دادم تا به امتیاز خاصی برسم و پاداش بگیرم!
اما همیشه باید وقتی رو صرف پیدا کردن خطاها، مشکلات و چیزهایی نظیر این در پروژه ها می کردم.
یک بار برای همیشه قید پاداش رو زدم و دل رو به دریا زدم و بهش پیشنهاد دادم تا بیخیال انجام همزمان کارها بشه!
درسته که دیگه به پاداش نرسیدم! ولی دیگه چون با حواس جمع و تمرکز روی یک کار در هر زمان، پروژه ها رو پیش می بردم، همه چیز کافی و تمیز و بدون خطا انجام میشد.
راستش چند وظیفگی مثل یک سراب می مونه! نه تنها نمیشه به عنوان مزیت برشمرد بلکه یه تله است که بیشتر ذهنی است.
حالا از این به بعد توی این صفحه میخوام بگم که چطور تک کاره بودن و تمرکز روی یک کار می تونه بازدهی رو ببره بالا و چطور می تونیم این کار رو به بهترین شکل ممکن انجام بدیم، بدون این که دوباره دچار خطاهای ذهنی بشیم.
افسانه چند وظیفگی در یک نگاه
تاحالا دیدی کسی که در حال تایپ چیزی باشه و همزمان تلفن رو هم جواب بده و یا به ارباب رجوع پاسخ بده؟
یا حتی وقتی داره یه نامه اداری می نویسه، بخواد به ایمیل هم جواب بده؟
یادم میاد یه روز با عزیزی تلفنی صحبت می کردم و قرار بود یک موضوع رو خیلی زود، مطرح کنیم و به نتیجه برسیم. همزمان می خواست با دیگری هم در این باره هماهنگ باشه. وسط صحبت های من مجبور میشد ایمیل اون فرد رو بخونه! و وقتی دوباره میخواست حرفای منو گوش بده باید براش کلی یاداوری می گفتم!
مطئنم اگر ۱۰ دقیقه جداگونه، برای من وقت گذاشته بود و همین مدت رو هم صرف فردی دیگر می کرد، در ۲۰ دقیقه به نتیجه می رسید. ولی فرآیند صحبت کردن با این فرد بالای ۴۰ دقیقه طول کشید! دلش هم خوش بود که داره چندکارگی می کنه و به نتیجه سریع می رسه.
چیزی که ما اغلب «چندکارگی» مینامیم، انجام همزمان چند کار نیست.
در واقع، چیزی است که ذهن ما بین کارها به سرعت جابهجا میشود و تلاش میکند همه را در زمان کمتر تمام کند.
این فقط نظر من نیست؛ تحقیقات علمی هم همین رو نشون میدهند. سینتیا کوبو، کارشناس مغز گفته است:
«وقتی فکر میکنیم چندکارگی میکنیم، در اکثر موارد واقعاً همزمان دو کار انجام نمیدهیم. بلکه کارهای فردی را پشت سر هم و با سرعت انجام میدهیم،این همان «تغییر وظیفه» است.»
ما در واقع داریم بین چند کار مدام پرش می کنیم! مثلا من ایمیل می نویسم، بعد نگاهی به مقاله ای که می خوام روی سایت بنویسم می کنم و دو خط می نویسم و بعد دوباره می خوام تلفن رو جواب بدم و در حین مکالمه تلفنی چند ثانیه سکوت می کنم و توجه ام رو از تلفن به ایمیل فرد دوم هدایت می کنم.
خب این رقص توجه در میان چندین کاره! نه چند وظیفگی. برای همینه که بهش می گیم افسانه چند وظیفگی!
چرا چند وظیفگی جوای نمیده
واقعیت اینه که مغز ما مثل آخرین مدل کامپیوترها نیست. نمیتونه همزمان چند برنامه سنگین رو بدون مشکل اجرا کنه.
هر بار که بین کارها جابهجا میشیم، مغز یه لحظه وقت میخواد خودش رو تنظیم کنه.
مثل اینه که یه ویدئو رو متوقف کنیم و ویدئوی دیگهای رو پلی کنیم – یه لحظه طول میکشه تا همه چیز درست بشه.
و مثل ویدئوها، شروع و توقف مداوم کارها هم زمانمون رو میگیره و انرژیمون رو کم میکنه، و آخرش هم معمولاً نتیجه اونقدر که انتظار داشتیم خوب نمیشه.
۴۰ درصد زمان در چند وظفگی هدر میره
من و تو فکر می کنیم با چند وظیفگی می تونیم سریع تر کارها رو انجام بدیم ولی کارشناس ها میگن در چند وظیفگی یه مفهوم به وسط میاد به نام «هزینه چند وظیفگی»! طبق دانش و محسابات کارشناس ها توی تحقیقات شون، این هزینه گاهی به ۴۰ درصد در اتلاف وقت هم رسیده.
مطالعاتی که در سال ۲۰۰۱ توسط جاشوا روبیناستین، دکترای روانشناسی، جفری ایوانز، دکترای روانشناسی، و دیوید مایر، دکترای روانشناسی انجام شد نشان داد که بزرگسالان جوان هنگام جابهجایی بین کارهایی مثل حل مسائل ریاضی یا دستهبندی اشکال، با هر تغییر، زمان از دست میدهند. این زمان از دست رفته با پیچیدگی کارها بیشتر میشود و برای کارهای پیچیده، زمان جابهجایی بهطور قابل توجهی طولانیتر است.
یعنی تو میخوای وقت رو ذخیره کنی و سریع تر کارا رو پیش ببری، بخاطر همین چند کار رو به موازات هم انجام میدی و حداقل کار رو با صرف ۵۰ درصد زمان بیشتر تحویل میدی! اینه افسانه چند وظیفگی!
در چند وظیفگی کیفیت کار پایین میاد
تاحالا شنیدی که میگن یه ده کوچیک و آباد بهتر از ۱۰۰ شهر خراب؟
این به همین مساله بر می گرده.
مشکل اصلی از کجا میاد؟ از توجه و تمرکزی که روی یک کار نیست و تقسیم شده.
با هر پرش بین کارها، مغز نیاز داره دوباره خودش رو تنظیم کنه.
پس طبیعی هست که تمرکز کم بشه و خطاهای زیادی رخ بده. در واقع تو هیچ کاری رو با حضورِ تمام خودت انجام نمیدی. پس نتیجه جالبی بر نمی داری.
استرس در چند وظیفگی میشود قوز بالا قوز
مثلا توی دنیای واقعی دقت کردی که وقتی داری رانندگی می کنی، بخوای کنترل موسیقی ها هم توی دستت باشه، حتی اگر با ذهنت هم بخوای موسیقی ها رو جابجا کنی (که هنوز علم و تکنولوژی به این حد نرسیده) باز هم کیفیت کار تو پایین میاد و احتمال تصادف زیاد میشه؟
یکی از چیزهایی که اختلال ایجاد می کنه اینه که تو استرس هم میگیری! معمولا استرس هم با سلاح جدیدی میزنه کار رو خراب می کنه و میشه قوز بالا قوز.
چطور با تک وظیفگی بهره وری را بالا ببریم
هدف من اینه که خلاصه همه چیز رو توضیح بدم. پس برای اینکه برای بهره وری نیاز به تمرکز داریم دیگه لازم نیست چیز اضافه بگم. اما از اینجا به بعد میخوام بگم چطور بیخیال چند وظیفگی بشیم و با تمرکز روی یک کار سریع تر و دقیق تر کارهامون رو انجام بدیم.
اولویت بندی کن
اولویت بندی یعنی همه چیز رو ساختار مند ببینی، و آجر به آجر کار رو پیش ببری.
در اولویت بندی مطابق ساختن یک ساختمان ۳ مفهوم داریم:
- Must-haves (ضروریها) – اینها پایه و اساس خانهاند. بدون آنها، خانه فرو میریزد. رسیدن به هدف بدون اینها ممکن نیست.
- Should-haves (مهم اما غیرضروری) – مثل دیوارها هستند. به خانه ساختار میدهند، اما بدون پایه، فقط موانع ایستادهاند.
- Good-to-haves (خوب است اگر باشند) – مثل تزئینات خانه هستند؛ باغچه کوچک، پردههای رنگی. خوب است اگر باشند، اما خانه بدون آنها هم سرپا میماند.
برای اینکه در این مرحله قوی تر و حرفه ای تر بشی این مقاله هم کمکت می کنه.
فقط در یک کار عمیق شو
تمرکز روی یک کار، یعنی یک کار رو دست بگیر و تمام تمرکزت رو روی اون بگذار و هر چیزی که مغزت رو هم درگیر کنه، کنار بگذار! (چه رسد به اینکه بری سراغش و حتی بخوای ناخونک بهش بزنی)!
وقتی تمام توجه ات رو روی یک کار میگذاری:
- کار سریعتر تمام میشه
- اشتباهات کمتر میشه
- نتیجه نهایی با دقت و کیفیت بالاتر ارائه میشه.
ما به این حالت معمولا میگیم جریان فولو (که توی لینک پاراگراف قبل بهش کمی پرداختم).
واگذاری کارها
وقتی هم که کارها رو به دیگران واگذار کنی، علاوه براینکه می تونی در زمان خودت صرفه جویی کنی، فرصتی داری که بتونی به بهترین شکل ممکن کاری هم که توی دست خودت هست رو با تمرکز انجام بدی.
قبل از واگذاری یک کار، سریع بررسی کن که:
کدوم کارها فقط وقت گیر هستن و نتیجه چندان خاصی برای تو ندارن؟
کدوم کارها مفهومش برات قابل درک نیست و نمی تونی روان انجامش بدی؟
معمولا اگر درست این کارها رو انتخاب کنی، یه برون سپاری خوب می تونی داشته باشی.
کلام پایانی
با این نکاتی که گفته شد، متوجه شدیم که چند وظیفگی یه فریب ذهنی هست که اتفاقا هم وقت و منابع ما رو هدر میده و موجب خستگی مون میشه و از طرفی استرس همه وجود مون رو میگیره و در نهایت خروجی کارمون پر از خطا و کم کیفیتی میشه!
با راهکارهای این مقاله می تونی تمرکزت رو بیاری روی یک وظیفگی و مثل حرفه ای ها عمل کنی.
اگر در این باره سوالی داری حتما از من بپرس و تجربه ات رو هم بهم بگو.